Chronimy Twoje Dane

Informacja dla Kandydatów dotycząca Ochrony Danych Osobowych

Elan IT Resource Sp. z o.o. używa Twoich danych osobowych (i) w procesie poszukiwania pracy (ii) dla celów administracyjnych (iii) do podtrzymywania z Tobą współpracy lub dalszych relacji biznesowych, (iv) w księgowości i archiwizacji danych, (v) w celu oceny zgodności z profilem proponowanego stanowiska i doboru odpowiedniej ścieżki szkoleń, (vi) w celach selekcji i oceny Twojej osoby oraz poprawy jakości oferowanych przez nas usług (vii) do celów prawnych i zgodności z nakazami sądów lub innymi zobowiązaniami wynikającymi z litery prawa.

Elan IT używa Twoich wrażliwych danych osobowych tylko wtedy (i) gdy wymagane jest to przez prawo lub (ii) po wyrażeniu zgody przez Ciebie. Mówiąc o wrażliwych danych osobowych mamy na myśli informacje, które dotyczą rasy bądź pochodzenia, upodobań politycznych, wyznawanej religii, przynależności do związków zawodowych, życia bądź preferencji seksualnych, zdrowia psychicznego bądź fizycznego, karalności, informacji finansowych (np. numer konta bankowego), itp.

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe naszym Klientom, innym oddziałom Elan IT, podwykonawcom współpracującym z nami, a także gdy jesteśmy do tego zobowiązani, np. przez sąd. Dane osobowe mogą zostać przesłane poza Unię Europejską, do innych biur Elan IT, naszych partnerów biznesowych, spółek siostrzanych oraz do klientów mających związek z usługami, które świadczymy. Elan IT podejmuje odpowiednie kroki aby mieć pewność, że wszystkie udostępniane dane są odpowiednio chronione.

Dostęp do Twoich danych, które posiadamy oraz możliwość weryfikacji i zmian uzyskasz wysyłając email na adres dataprivacy@elanit.pl albo pisząc na adres:

Elan IT Resource Sp. z o.o.
Al. Jana Pawła II 15
00-828 Warszawa

Z dopiskiem: Data Privacy Officer

Informacja dla Klientów o Ochronie Danych Osobowych

1. Cel

Ta informacja dotycząca ochrony danych osobowych ('Informacja') stanowi o poufności, bezpieczeństwie i ochronie wymagań z szacunkiem do Danych Osobowych przetwarzanych przez firmę Elan It Resource sp. z o.o. zarejestrowaną na ul. Foksal 18, 00-372 Warszawa ('Elan IT') oraz Klienta [na siebie jego imieniu], zastosowane do wszelkich porozumień dotyczących usług pomiędzy obiema stronami wykonywane od czasu do czasu ('Umowa o świadczeniu usług')

2. Definicje

Zastosowane w tej informacji:

(a) "Klient" oznacza firmę lub legalną instytucję, dla których Elan IT świadczy usługi wynikające z Umowy o świadczeniu usług oraz „Klient Globalny", przez którego należy rozumieć Klienta, dla którego firma Elan IT świadczy usługi w więcej niż jednym kraju;

(b) "Dane Osobowe" oznacza jakiekolwiek i wszelkie informacje odnoszące się do konkretnej osoby lub osoby możliwej do zidentyfikowania (osoba możliwa do zidentyfikowana to taka, która może być zidentyfikowana bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez odniesienie się do numeru referencyjnego albo jednego lub więcej czynników fizycznych, psychologicznych, mentalnych, ekonomicznych, kulturowych czy towarzyskich specyficznych dla tej osoby). Dane Osobowe mogą pojawiać się w różnych formach, także skomputeryzowanej lub elektronicznej, jak i w formie papierowej;

(c) "Przetwarzanie Danych Osobowych" (lub „Przetwarzanie") oznacza wszystkie operacje wykonywane na Danych Osobowych, takie jak zbieranie, wprowadzanie do systemu, organizacja, przechowywanie, edycja lub modyfikacja, odzyskiwanie, konsultacja, użycie, ujawnienie przez transmisję, rozpowrzechnianie badź udostępnianie, uporządkowanie czy zestawienie, zablokowanie, usunięcie lub zniszczenie;

(d) "Cele Przetwarzania" oznacza tylko dla istotnych, odpowiednich i zwyczajowo służbowych celów, takich jak: (1) rekrutacja i lokowanie, (2) zarządzanie odszkodowaniami i świadczeniami programów; (3) zarządznia i szkolenia; (4) planowania i rozwoju; (5) siły roboczej i zarządzania rynkiem; (6) zarządzniem miejscem pracy; (7) usługami reorientacji;; (8) reportowaniu klientowi i rządowi; (9) innym prawnym i spodziewanym celom biznesowym; oraz (10) innym konkretnym celom, które Elan IT może określić od czasu do czasu;

(e) "Usługi" oznacza jakiekolwiek i wszelkie usługi, w których następuje wymiana danych osobowych pomiędzy firmą Elan IT a Klientem.

3. Zobowiązania

(a) Obie strony zgadzają się przetwarzać dane osobowe drugiej strony tylko w imieniu tejże strony, w celach przetwarzania zdefiniowanych w punkcie 2(d) i zgodnie z instrukcjami tych stron na mocy Umowy o świadczeniu usług oraz tej Informacji;

(b) Obie strony są odpowiedzialne i zgodne z dostępnymi ustawami i regulacjami prawnymi, które nawiązują od czsu do czsu do takich Danych Osobowych;

(d) Obie strony nie będą handlować Danymi;

(e) Obie strony zapewniają, że pracownicy, którzy muszą posiadać dostęp do Danych Osobowych są poinformowani o wymaganej ochronie i zabezpieczeniach oraz, że są zobligowani poprzez prawo do poufności;

(f) Obie strony odpowiednio zabezpieczają Dane Osobowe. Strony zgadzają się na rozsądne zarządzanie, fizyczne i teczniczne środki ochrony Danych Osobowych;

(g) Obie strony zgadzają się niezwłocznie poinformować drugą stronę, w formie pisemnej:

(I) gdy nie mogą przystać na tą politykę; gdy to nastąpi, obie strony powinny dołożyć starań by wykluczyć niezgodności;

(II) o wszelkich prośbach dostępu do Danych Osobowych drugiej strony otrzymanej z jakiegokolwiek organu rządowego (wliczając, bez wyjątków sąd, GIODO, agencje wykonawcze); oraz

(III) o wszelkich przypadkowych lub nieautoryzowanych ujawnieniach, stratach lub dostępach do Danych Osobowych;

(h) Strony będą rozsądnie współpracować ze sobą w odpowiedziach na zapytania, skargi i prośby odnoszące się do przetwarzania Danych Osobowych nadane przez sądy czy organy rządowe (wliczając bez ograniczeń agencje ochrony danych osobowych czy agencje egzekwowania prawa), stron trzecich czy osób prywatnych;

(i) Strony mogą ujawnić Dane Osobowe stronie trzeciej pod warukniem, że spełniają warunki opisane w punkcie 3(a) tej Informacji oraz Strony wymagają od takiej strony trzeciej zapewnienia adekwatnego poziomu ochrony Danych jak ustanowione w tej Informacji na mocy prawnej wiążącej;

(j) Strony wyrażają zgodę na przedstawienie adekwatnych Informacji na temat przetwarzania Danych Osobowych odnoszące się do pracowników i kontrahentów drugiej strony, wymagane do zarejestrowania w celu dostępu takich osób do systemów informacyjnych;

(k) Na zakończenie Umowy strony zwrócą wszystkie Dane Osobowe oraz wszystkie kopie posiadane przez obie strony chyba, że ustalono inaczej.

4. Przetwarzanie Informacji Kontraktowych Klienta

Przetwarzanie Danych Osobowych pracowników, kandydatów i kontrahentów drugiej strony powinno następować wyłącznie, gdy jest to wymagane do świadczenia Usług oraz w celu nawiązania i utrzymania kontaktów biznesowych. Obie strony rozumieją i zgadzają się, aby Dane Osobowe były ujawniane wobec jednostek powiązanych z drugą stroną lub ich stroną trzecią (takich jak nasi kandydaci czy osoby przetwarzające Dane Osobowe) w normalnej drodze biznesowej.

Strony mogą Przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie w celu spełnienia zobowiązań prawnych za zgodą pracowników, kandydatów czy kontrahentów drugiej strony lub gdy wymaga tego prawo. Dane Osobowe odnoszące się do pracowników, kandydatów i kontrahentów drugiej strony mogą być przekazywane poza kraj, w którym były zbierane, w tym także do krajów, które nie posiadają podobnych zabezpieczeń Danych. Obie strony powzięły odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że takie Dane Osobowe odnoszące się do pracowników, kandydatów czy kontrahentów drugiej strony otrzymują odpowiedni poziom zabezpieczeń podczas transferu. Strony zapewniają, iż będą przetrzymywać Dane Osobowe tak długo jak jest to niezbędne do celu, dla którego zostały zebrane.

5. Międzynarodowe Transfery Danych Osobowych

(a) Strony rozumieją i akceptują, że mogą sprowadzać lub mieć dostęp do Danych Osobowych z: Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii, Hong Kongu, Kanady, Japonii, Argentyny, Nowej Zelandii, Australii, Wyspy Man, Guernsey czy innych jurysdykcji, które posiadają odpowiednie prawa międzynarodowych transferów Danych Osobowych ("Jurysdykcje chronione"); jeśli Strony są zlokalizowane w Jurysdykcjach chronionych lub jeśli strony podwzięły właściwe, odpowiednie i skuteczne środki zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych w ramach konkretnych przepisów odnośnie Danych Osobowych lub inaczej zezwalają na międzynarodowy transfer Danych Osobowych;

(b) W przypadku braku właściwych, odpowiednich i skutecznych środków lub gdy środki podjęte przez strony są geograficznie lub materialnie niodpowiednie, strony zgadzają się wykonać i zastosować się do zasad i warunków:

(i) the Model Clauses set forth in Commission Decision (2002/16/EC) of 27 December 2001 if the recipient party of Personal Information qualifies as a data processor as defined in EU Directive 1995/46, and to take all required action to effectively implement the requirements set forth by such Clauses; or

(ii) the Model Clauses set forth in Commission Decision C(2004)5271 of 7 January 2005 if the recipient party of Personal Information qualifies as a data controller as defined in EU Directive 1995/46, and to take all required action to effectively implement the requirements set forth by such Clauses.

6. Zastosowanie do prawa

Obie strony są poinformowane o wymaganiach prawnych i regulacyjnych dotyczących Przetwarzania ich Danych Osobowych, dla których ten process lub same Dane są podmiotem. Oprócz tego, że ograniczają się do zadowolenia z Usług, obie strony zgadzają się, iż przetwarzanie powinno mieć zastosowanie do wszystkich odpowiednich przepisów, praw i regulacji, ochrony danych i bezpieczeństwa informacji, dla których Przetwarzanie i same Dane są podmiotem.

7. Odszkodowania

Bez względu na jakiekolwiek przeciwne postanowienia umowy, dostawca będzie w pełni rekompensować Elan IT, jej oddziały, podmioty zależne i ich urzędników, dyrektorów, pracowników i agentów za:

(a) wszelkie grzywny i kary nałożone na Elan IT przez sąd lub agencje rządowe związane z naruszeniem konkretnego przepisu prawa, bezpieczeństwa informacji prawnych, ustawy o ochronie danych osobiwych, czynów niedozwolonych prawem lub innych przepisów, które pośrednio lub bezpośrednio regulują przetwarzanie oraz używanie zgodnie z ich przeznaczeniem danych osobowych, spowodowane przez naruszenie przez Dostawcę warunków zawartych w tym dokumencie;
(b) wszelkie szkody wyrządzone przez stronę trzecią narażające firmę Elan IT powstające, skutkujące i nawiązujące do jakichkolwiek wymagań którejkolwiek ze stron trzecich spowodowane przez naruszenie zasad przez Dostawcę zawartych w tym dokumencie;
(c) wszelkie koszty, zadłużenia, straty lub wydatki narzucające na Elan IT naprawienie wyrządzonych krzywd (takich jak, ale nie ograniczonych do zastosowania dodatkowych zabezpieczeń), w celu obrony przed zarzutami związanych z punktami (a) i (b) lub w celu wykonania zaleceń prawnych spowodowanych naruszeniem przez Dostawcę zasad zawartych w tym dokumencie; oraz
(d) wszelkie koszty, zadłużenia, straty lub wydatki narzucające na Elan IT za jakiekolwiek naruszenia przez Dostawcę związane danymi osobowymi.

8. Dalsze Informacje

Możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, bądź uzyskać dalsze informacje pisząc do nas na dataprivacy@elanit.pl lub na adres:

Elan IT Resource sp. z o.o.
Budynek ILMET
al. Jana Pawła II 15
00-828 Warszawa

Informacja dla Dostawców dotycząca Ochrony Danych Osobowych

1. Definicje

Definicje zawarte w tej informacji:

"Umowa" oznacza wszelkie umowy zawarte pomiędzy Elan IT Resource a Dostawcą dotyczące dostarczania firmie Elan IT Resource lub wyznaczonym przez Elan IT Resource podmiotom trzecim trwałych lub tymczasowych zasobów osobowych.

"Elan IT" oznacza Elan IT Resource sp. z o.o. z siedzibą przy al. Jana Pawła II 15, 00-828 Warszawa.

"Dane Osobowe" oznaczać będzie wszelkie informacje odnoszące się do konkretnej osoby lub osoby możliwej do zidentyfikowania (osoba możliwa do zidentyfikowana to taka, która może być zidentyfikowana bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez odniesienie się do numeru referencyjnego albo jednego lub więcej czynników fizycznych, psychologicznych, mentalnych, ekonomicznych, kulturowych czy towarzyskich specyficznych dla tej osoby).

"Przetwarzanie Danych Osobowych" (lub „Przetwarzanie") oznacza wszystkie operacje wykonywane na Danych Osobowych, takie jak zbieranie, wprowadzanie do systemu, organizacja, przechowywanie, edycja lub modyfikacja, odzyskiwanie, konsultacja, użycie, ujawnienie przez transmisję, rozpowrzechnianie badź udostępnianie, uporządkowanie czy zestawienie, zablokowanie, usunięcie lub zniszczenie.

"Usługi" oznacza wszystkie usługi, w których Dostawca przedstawia firmie Elan IT Resource Dane Osobowe (wliczając bez wyjątku, jako część usług rekrutacyjnych, świadczonych przez Dostawcą).

"Dostawca" oznacza każdą osobę trzecią (wliczając bez wyjątków pośredniczącą agencję rekrutacyjną), która dostarcza kandydatów lub kontraktorów firmie Elan IT Resource zatrudnionych tymczasowo lub na stałe.

2. Przedstawicielstwo i Gwarancje Dostawcy

2.1 Dostawca przedstawia i gwarantuje, że wszelkie dane osobowe przekazywane firmie Elan IT były zbierane i przetwarzane uczciwie i zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z 1998r., polityką ochrony informacji, ochroną prywatności, z zasadami odszkodowania za wyrządzone szkody oraz inne przepisy pośrednio lub bezpośrednio regulujące przetwarzanie oraz używania danych osobowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

2.2 Dostawca rozumie, że dane osobowe mogą być przekazywane poza obszar kraju, w którym zostały zebrane i przechowywane w globalnym systemie informacyjnym firmy Elan oraz Dostawca zgadza się na taki transfer. Do przetwarzania danych osobowych w wyżej opisanych systemach informacyjnych stosuje się Globalną Politykę Ochrony Danych Osobowych firmy Elan.

2.3 Dostawca rozumie i zgadza się, aby dane osobowe mogły być, w ramach normalnych relacji biznesowych firmy Elan IT zgodnie z warunkami zawartymi w Globalnej Polityce Ochrony Danych Osobowych, ujawniane: (I) dostawcom, (II) partnerom biznesowym, jeśli usługa będzie tego wymagała, (III) władzom publicznym, wliczając m.in. sądy i inne instytucje prawne oraz (IV) stronom trzecim, gdy wymagać tego będzie sprzedaż części lub całości firmy Elan IT lub w wyniku fuzji czy przejęcia.

2.4 Dostawca prezentuje i gwrantuje, iż posiada pełnię praw, aby przekazywać dane osobowe firmie Elan IT.

3. Przetwarzanie Danych Kontraktowych Dostawcy

Elan IT przetwarza dane osobowe pracowników, kandydatów i kontrahentów Dostawcy w celu wykonania usług w stosunku do klientów i usługobiorców oraz, gdy jest to konieczne do utworzenia czy podtrzymania stosunków biznesowych. Takie dane mogą być wyjawiane w normalnym procesie biznesowym jednostkom firmy Elan IT, innym podmiotom z grupy Elan lub innym stronom trzecim (m.in. takim jak nasi kandydaci).

Elan IT przetwarza wrażliwe dane osobowe tylko wtedy, gdy służy to wywiązaniu się z obowiązków nałożonych przez prawo. Dokonuje tego za zgodą pracowników, kandydatów i kontrahentów Dostawcy, chyba, że prawo zezwala lub nakazuje do przetwarzania tych danych bez uzyskania pozwolenia. Dane osobowe dotyczące pracowników, kandydatów i kontrahentów Dostawcy mogą być przekazywane poza obszar kraju, w którym były zgromadzone, również do państw, które nie posiadają wszechstronnej polityki ochrony danych osobowych. W każdym z w/w przypadków, Elan IT poweźmie kroki w celu zapewnienia, iż wszystkie przekazywane dane osobowe posiadają odpowiedni poziom zabezpieczeń.

Elan IT przechowuje dane osobowe tylko tak długo jak jest to potrzebne do celu dla jakiego te dane były zbierane. Pracownicy, kandydaci i kontrahenci, którzy mają pytania dotyczące przetwarzania ich danych osobowych mogą skontaktować się z Elan IT poprzez stronę www.elanit.pl luba mailem na dataprivacy@elanit.pl

4. Odszkodowanie

Bez względu na jakiekolwiek przeciwne postanowienia umowy, dostawca będzie w pełni rekompensować Elan IT, jej oddziałom, podmiotom zależnym, dyrektorom, pracownikom i agentom:

(b) wszelkie straty strony trzeciej, za które odpowiedzialność ponosi Elan IT, powstałe, wynikłe lub nawiązujące do jakichkolwiek roszczeń płynących ze strony trzeciej, spowodowane przez naruszenie zasad przez Dostawcę zawartych w tym dokumencie;

(c) wszelkie koszty, zobowiązania, straty lub wydatki poniesione przez Elan IT w celu naprawienia szkód wyrządzonych naruszeniem prawa (m.in. takich jak - ale nie ograniczonych tylko i wyłącznie do - wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń w celu lepszej ochrony danych osobowych), w celu obrony przed zarzutami związanymi z punktami (a) i (b) lub w celu wykonania zaleceń prawnych spowodowanych naruszeniem przez Dostawcę zasad zawartych w tym dokumencie; oraz

(d) wszelkie koszty, zobowiązania, straty lub wydatki poniesione przez Elan IT za jakiekolwiek naruszenia przez Dostawcę zasad dotyczących ochrony danych osobowych.

5. Dalsze Informacje

Możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, bądź uzyskać dalsze informacje pisząc do nas na dataprivacy@elanit.pl lub na adres:

Elan IT Resource sp. z o.o.
Budynek ILMET
al. Jana Pawła II 15
00-828 Warszawa